W9, Aviso B y preguntas frecuentes de información 1099-Oficiales para proveedores de atención médica

• El formulario W9 presentado debe tener el nombre correcto del TITULAR del número de identificación fiscal (TIN) en la línea 1. El nombre del titular del TIN es el nombre legal de la entidad (o de la persona) que se usa en la línea 1 de la solicitud SS-4 presentada al Servicio de Impuestos Internos (IRS) cuando solicita un número de identificación de empleador (EIN). La línea 1 del formulario W9 debe estar completa para que el formulario sea válido. El TIN y el nombre del titular del TIN en el formulario W9 se usarán para generar el formulario 1099-Miscellaneous para la declaración de impuestos ante el Servicio de Impuestos Internos.
• El nombre comercial (DBA) debe estar en la línea 2, si corresponde. El nombre comercial se usará para crear el registro del proveedor y los pagos se harán al nombre del titular del TIN que se indicó en la línea 1 del formulario W9.
• El formulario W9 solo debe tener 1 TIN. No presente un formulario W9 con ambos campos de SSN y EIN completos.
• El W9 se debe firmar y fechar certificando que la información que brinda es correcta.
• Se permite el uso de un número de Seguro Social (SSN) en lugar de un TIN para el titular del número de Seguro Social y se permite 1 nombre comercial. No podemos configurar el uso de 1 solo número de Seguro Social para varias personas.

• En Aetna, se envían por correo formularios 1099-Miscellaneous para informar todos los pagos de Aetna y nuestras entidades ensambladas a los destinatarios antes del 31 de enero, todos los años. En la página 2 del formulario 1099-Miscellaneous, se incluye el desglose de qué entidad pagó a determinado número de identificación fiscal.
• En Aetna, debemos informar al Servicio de Impuestos Internos todo pago de $600 o más realizado a un determinado número de identificación fiscal en un año calendario, desde el 1.º de enero hasta el 31 de diciembre. No se emitirá un formulario 1099-Miscellaneous ni se informarán pagos al Servicio de Impuestos Internos si los pagos totales suman menos de $600 en un año calendario.
• En Aetna, informamos en el momento de la emisión. Los pagos registrados con un TIN o nombre del titular de un TIN se informan al Servicio de Impuestos Internos independientemente de si el destinatario procesó el pago.
• Los pagos recibidos en la necesidad de error para divulgar al centro de servicio de Aetna Proveedor - 888-632-3862 antes el 31 de diciembre^{S t} para permitir la corrección de las formas 1099-Varios. Solicite confirmación de que se procesó la corrección.
• Para solicitar una copia de su formulario 1099-Varios, póngase en contacto con Aetna proveedor de línea de impuestos @ 855-849-7539 o 860-273-8400. Esté preparado para brindar autorización para liberar el formulario de impuestos al titular del TIN o agente autorizado del titular del TIN.
• Los cambios de nombre y dirección para formularios de impuestos se pueden presentar a PDM/IRSbackupwithholding@Aetna.com o enviar por fax al 860-754-2616. Incluya una copia de su formulario W9 junto con los detalles de los cambios necesarios.
• Un detalle lista de las cantidades pagadas y los números de los cheques está disponible poniéndose en contacto con el proveedor de Aetna cuenta Impuesto @ 855-849-7539 o 860-273-8400.
• Para consultas específicas reclamo, por favor, póngase en contacto con el proveedor Centro de Servicio @ 888-632-3862

• En el Servicio de Impuestos Internos, se generan Notificaciones B según el número de identificación fiscal (TIN) o combinación de nombre del titular del TIN a partir del informe 1099-Miscellaneous del año fiscal anterior. Si el archivo de Aetna no coincide con la información que el Servicio de Impuestos Internos tiene registrada para un TIN o nombre del titular del TIN, el TIN o nombre del titular del TIN se coloca en el archivo de Notificación B.
• Un TIN puede ser un número de Seguro Social (SSN) o un número de identificación de empleador (EIN).
• En el Servicio de Impuestos Internos se considera incorrecto un registro si el nombre o el TIN que se indica en una cuenta no coincide con la combinación de TIN y nombre de sus archivos o los archivos de la Administración del Seguro Social.
• Hay 2 niveles de Avisos B: La 1. 1.º Notificación B requiere que el proveedor presente un formulario W9 para cumplir con las reglamentaciones.  Brindamos un W9 sustituto con la 1.º solicitud de Notificación B. Una 2.º Notificación B se usa cuando en el Servicio de Impuestos Internos marcaron un TIN dos veces en 3 años. Una 2.º Notificación B requiere que el proveedor presente una carta 147C al Servicio de Impuestos Internos por el número de identificación de empleador o una copia de su tarjeta del Seguro Social por el número de Seguro Social. El proveedor debe solicitar al Servicio de Impuestos Internos una carta 147C. No podemos aceptar un formulario W9 para detener la retención de respaldo o actualizar un registro de número de identificación fiscal para una segunda Notificación B.
• Tome las medidas correspondientes para ayudar a Aetna a corregir este problema antes de la fecha indicada en la Notificación. Lamentablemente, si no se corrige de manera oportuna, la ley exige a Aetna retener los impuestos sobre la renta de respaldo federal a una tasa del 24 % y, si corresponde, los impuestos sobre la renta con retención de respaldo estatal.
• El impuesto federal sobre la renta que se deduce se deposita en la cuenta del Servicio de Impuestos Internos diariamente y en Aetna no es posible reembolsarlo. Esta deducción del impuesto federal sobre la renta se reflejará en el recuadro 4 del formulario 1099-Miscellaneous.  Trabaje con su asesor fiscal para recuperar el impuesto federal sobre la renta que se dedujo.

• Aetna proveedor de línea de impuestos 855-849-7539 o 860-273-8400
• Aetna Proveedor de impuestos Fax- 860-754-2616
• Aetna proveedor de correo electrónico de impuestos PDM/IRSbackupwithholding@Aetna.com
• Centro de servicio de Aetna Proveedor- 888-632-3862
• Los proveedores médicos - código de cuenta 005-1 -855-849-7539, Fax: 860-754-2616 
• proveedores de servicios dentales - código de cuenta 005- 904-351-3005, Fax: 860-262-9623
• Programa de Asistencia al Empleado - código de cuenta 020- 1-800-872-7322
• HMO - código de cuenta 110 - 215-775-3022
• Virginia Surety Company, American Insurance Continental, Genworth Life Insurance, Genworth Seguros de Vida y Anualidades, Seguro Combinado, Unión La fidelidad de Vida, Seguro Nacional de Washington, Allianz Life Insurance Co., de Nueva York, Continental Life Insurance, Aetna Life Insurance Company o Aetna Salud & Life Insurance Company - código de cuenta 212- 1-800-264-4000
• Aetna Student Health - código de cuenta 350 - 1-800-966-7772
• Meritain Salud - código de cuenta 515 - 952-593-6403
• Aetna Servicios Voluntarios - código de cuenta 700 - 803-714-1774
• Choc Health Alliance, Schaller Anderson, Aetna Better Health, Plan de la Comunidad de Parkland, Plan Integral de Salud, Cuidado Missouri, Maryland Physicians Care, Mercy Care o Delaware Physicians - código de cuenta 900- 602-659-1694

• orientación adicional está disponible en www.irs.gov

o   Formulario SS-4: Solicitud de número de identificación de empleador (EIN)
 

o   Formulario W9: Solicitud de número de identificación fiscal (TIN) y certificación
 

o   Publicación 1281: Retención de respaldo por nombre/TIN faltantes e incorrectos
 

o   Publicación 1586: Reglamentaciones y requisitos de causa razonable por nombre/TIN faltantes e incorrectos
 

•  Los proveedores deben consultar a un asesor impositivo independiente para que los aconseje sobre sus circunstancias particulares.