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Inscripciones y renovaciones
Los requisitos de documentación para inscribir grupos de 2 a 50 personas (de 1 persona donde lo exija la ley estatal) se rigen por las reglamentaciones de la Reforma para Grupos Pequeños específicas del estado. Puede obtener información sobre las actividades de inscripción comunicándose con una oficina de ventas local de Aetna.
Para que no haya problemas en la transición hacia los planes Middle Market y National Account, se recomiendan las siguientes actividades de implementación:
- Ambas partes tienen un entendimiento mutuo del diseño del plan y de la fecha de entrada en vigor solicitada.
- Ambas partes se reúnen para acordar las responsabilidades y los cronogramas de la implementación.
- Se desarrolla una lista de contactos para ambas partes.
- Se analizan los servicios en progreso y la transición del historial de reclamos, si corresponde.
- Se determinan fechas, horas y ubicaciones de todas las reuniones de inscripción de los empleados.
- Se nos brindan copias de los folletos-certificados actuales del plan.
- Se determina cómo se brindará la información sobre los requisitos que deberán cumplir los miembros. Si se brinda electrónicamente, se lleva a cabo una reunión para establecer la composición de la grabación y los posibles asuntos de programación.
- Se determinan los materiales de inscripción adecuados que se brindarán a los empleados. Se desarrollan cartas especiales para empleados si es necesario.
- Si corresponde, el cliente presenta una grabación de prueba con los requisitos que deben cumplir los miembros.
- El cliente programa reuniones de inscripción y comunica la transición a todo el personal.
- Se entregan los materiales de inscripción en todas las sucursales del cliente. Nuestro equipo de inscripciones lleva a cabo las reuniones.
- Se nos brinda la documentación sobre los requisitos que deben cumplir los miembros al menos dos o tres semanas antes de la fecha de entrada en vigor.
- La información de los miembros que cumplen con los requisitos se ingresa al sistema y se generan las tarjetas de identificación de miembro. Estas tarjetas se envían por correo a los hogares de los miembros del plan en un plazo de 10 a 12 días hábiles.
- Los contratos del cliente y los folletos-certificados de cobertura para empleados se envían por correo al cliente para que este los distribuya entre sus empleados.
- Nuestro personal de Servicios al Cliente se reúne con el cliente para analizar la facturación y el mantenimiento continuo del plan dental.
Los procesos descritos arriba deben llevarse a cabo al menos dos meses antes de la fecha de entrada en vigor. Si el cliente brinda la información de manera electrónica sobre los requisitos que deberán cumplir los miembros, se prefiere una preparación con tres meses de anticipación.
Podría requerirse una firma para la renovación aunque no haya otro cambio además de las tarifas de renovación. De esta manera, el empleador confirma que está de acuerdo con los diseños del plan y las tarifas correspondientes, que entran en vigor en su aniversario del plan.
Tarifas de primas y cotizaciones
La fecha límite de inscripción para un grupo pequeño nuevo (de 2 a 50 personas; de 1 persona donde lo exija la ley estatal) varía según el estado. Para obtener información sobre la fecha límite para su estado, comuníquese con la oficina de ventas local de Aetna.
El tiempo que lleve la implementación de un plan varía según la cantidad de empleados, el diseño del plan, las capacidades del sistema del cliente y el desarrollo. Debido a que cada cliente tiene necesidades particulares, no podemos estimar de manera exacta la cantidad de horas equivalentes ni el plazo de ejecución de las tareas.
Idealmente, necesitamos entre 60 y 90 días para completar la implementación. Esto nos da tiempo de procesar la inscripción, generar las tarjetas de identificación y enviarlas por correo, configurar los planes en nuestros sistemas, probar los sistemas, etc.
El momento estándar para las revisiones de planes es la fecha de renovación o dentro de los 31 días posteriores. Se pueden considerar revisiones del plan a mitad de año, pero es necesaria la aprobación de la evaluación de riesgos financieros para hacer lugar a la excepción.
El momento estándar para las revisiones de planes es la fecha de renovación o dentro de los 31 días posteriores. Se pueden considerar revisiones del plan a mitad de año, pero es necesaria la aprobación de la evaluación de riesgos financieros para hacer lugar a la excepción.
En el segmento de grupos pequeños (de 2 a 50 personas; de 1 persona donde lo exija la ley estatal) las solicitudes de inscripción se pueden presentar en papel o por fax a la unidad correspondiente de Servicios para Patrocinadores de Planes que sea responsable de la evaluación de riesgos. Para todos los documentos de inscripción enviados por fax debe haber una copia impresa de ellos.
Los archivos de inscripción para planes con más de 50 personas se pueden presentar en papel, en grabación o en formato electrónico utilizando uno de nuestros procesos de transferencia segura de archivos electrónicos. Si se presenta información sobre los requisitos que deberán cumplir los miembros para más de una ubicación o mediante varios métodos, se generarán cargos adicionales. Los costos asociados a toda programación personalizada necesaria para aceptar la información sobre los requisitos que deberán cumplir los miembros están excluidos de las tarifas iniciales y se facturan por separado.
El archivo del cliente debe ser compatible con IBM y debe contener determinados datos en un formato especificado, incluidos el nombre del empleado, la fecha de nacimiento, el número de Seguro Social y la información de los dependientes cubiertos.
Los clientes de Middle Market y National Account pueden ingresar a EZLink™, nuestra solución de administración de beneficios y recursos humanos en Internet. Los clientes pueden llevar a cabo actividades en línea relacionadas con los requisitos que deberán cumplir los miembros, la inscripción y el mantenimiento de la cuenta, además de facturación en línea y transferencia electrónica de fondos para pagos. EZLink™ también ofrece informes estándares y otras capacidades de administración de recursos humanos.
Los cheques de póliza de seguro provisional se solicitan a nuestro criterio como una condición de venta para grupos específicos con más de 50 empleados que cumplen con los requisitos. Los grupos con 50 empleados o menos requieren un cheque de póliza de seguro provisional.
Las consideraciones para las comisiones de los corredores de seguros varían según el producto y el sitio.
Requerimos que el empleador contribuya con al menos el 50 % del costo total del plan o el 75 % del costo de la cobertura del empleado solo. La legislación y las reglamentaciones estatales y federales, incluidas la Reforma para Grupos Pequeños y la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA), tienen prioridad con respecto a todas las reglas de evaluación de riesgos. Estas pautas pueden variar según el estado y el tamaño del grupo.
Avisos legales
“Aetna” es el nombre comercial que se utiliza en los productos y servicios ofrecidos por una o más de las compañías del grupo Aetna, entre las que se incluyen Aetna Life Insurance Company y sus filiales (denominadas “Aetna”).
Los planes de beneficios y de seguro de salud tienen exclusiones y limitaciones.